2024.06.19

【コラム】電子帳簿保存法制度の再確認

　2022年の電子帳簿保存法改正法が施行されてから2年間の猶予期間となっておりましたが、2024年1月からいよいよ電子取引の電子データ保存が義務化となりました。
　この制度は大きく３つに分けることができます。今回は、そのうち希望する事業者のみが実施する「スキャナ保存」「電子帳簿保存」について 改めて制度の概要を解説していきます。

 

スキャナ保存

対象となる帳簿・書類

・取引相手から紙で受け取った書類

・自身が手書きなどで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し （契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など）

適用のための主な要件（重要書類）

・入力期間の制限を守る（書類の受領後は速やかに入力をする）こと

・一定水準以上の解像度で読み取ること

・一定の階調によるカラー画像で読み取ること

・タイムスタンプの付与 ・バージョン管理（訂正・削除履歴の確認等）

・スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持

・システム概要書等の備え付け

・一定の検索機能を有すること

　スキャナ保存を開始する際は手続きは必要ありませんが、スキャナ保存を開始した日よりも前に作成・受領した重要書類をスキャンして保存する場合にはあらかじめ適用届出書を提出する必要があります。

 

電子帳簿保存

対象となる帳簿・書類

・会計ソフトで作成している仕訳帳

・総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入れ帳などの帳簿

・パソコンで作成した見積書、請求書、納品書、領収書など取引相手に紙で渡した時の書類の控え

適用のための主な要件

・システム関連書類等（システム概要書等）を備え付けること

・保存場所にパソコンやディスプレイ、プリンタとこれらの操作マニュアルを備え付けること

・税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができること

 

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▼さらに、次の要件を満たすことで優良な電子帳簿と認められます。

・記録事項の訂正・削除履歴を確認できること

・通常の業務処理期間経過後の入力を確認できるシステムを使用すること

・各帳簿間での相互関連性の確認ができること

・一定の検索機能を有すること。（検索機能を有する場合には、税務職員からのダウンロードの求めに応じるようにしておくことが不要になります）

・予め税務署に届出書を提出すること

 

まとめ

　優良な電子帳簿となるには、満たすべき要件が多くあり複雑ですが、その電子帳簿に関する過少申告が判明しても加算税が5%軽減される措置があります。
　他にも、経営状況をリアルタイムでチェックすることや、日付や取引先でデータを検索してすぐに必要な書類を見つけることができたり、出社せずに経費生産が可能となり経理担当者もリモートワークをすることができるなどのメリットが挙げられるでしょう。

　さいたま経理代行センターでは、経理代行サービスはもちろんのこと、クラウド導入に係るトータルサポートも承っております。気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。

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