【コラム】従業員が立替払いをした際に受領した適格簡易請求書での仕入税額控除

さいたま経理代行センター > 新着情報 > 【コラム】従業員が立替払いをした際に受領した適格簡易請求書での仕入税額控除

適格簡易請求書(簡易インボイス)とは

　適格簡易請求書(簡易インボイス)は名称が示すように通常のインボイスを簡易にしたもので、不特定多数のものに対した販売などを行う事業者が発行できます。
　例えば、次のような事業者が当てはまります。

　● 小売業
　● 飲食店業
　● タクシー業
　● 写真業
　● 旅行業
　● 駐車場業(コインパーキングなど不特定多数に対するものに限る)

　適格簡易請求書(簡易インボイス)には書類の交付を受ける事業者の氏名または名称の記載をしなくてもいいことになっています。

宛名に従業員名が記載されている簡易インボイスを受領したら

　宛名不要の適格簡易請求書(簡易インボイス)ですが、宛名に従業員名が記載されている場合、法人は立替金精算書の保存が必要となるのでしょうか。
　この度、国税庁が新たに公表したＱ＆Ａにより従業員名簿の保存があれば立替金精算書はなくてもよいことが示されました。そのため、従業員との経費精算で宛名がない簡易インボイスを受領した場合には、立替金精算書の作成・保存は必要ありません。

　では、宛名に従業員名が記載されている簡易インボイスを受領した場合は立替金精算書が必要となるのでしょうか？
　【従業員名簿があれば立替金精算書は不要】

　国税庁が公表した「お問合せの多いＱ＆Ａ TOP10 （R5.10～R６．３版）」の問⑩に「従業員が立替払いをした際に受領した適格簡易請求書での仕入税額控除」についての問いが記載されています。

国税庁　お問合せの多いＱ＆Ａより　( 0521-1334-faq.pdf (nta.go.jp))

　つまり、従業員名簿等により自社の従業員であることを特定できれば、立替金精算書の交付を受ける必要はないということです。
　そもそも宛名が記載不要の簡易インボイスであるため、宛名が従業員名となっていたとしてもその従業員が法人に所属していることを従業員名簿等で明らかにできるのであれば、立替金精算書の作成までは求めないということのようです。

　ご注意いただきたいのは、従業員名簿等の保存があれば立替金精算書の作成・保存が不要となるのは簡易インボイスだけであって、通常のインボイスでは認められていません。

国税庁より

実務における対応方法

　準備する従業員名簿等の注意点としては、在職者だけでなく退職者の名前も名簿に載せるようにしましょう。
　名簿から退職者の名前を削除してしまうと経費精算の際に法人に所属していたことが把握できなくなります。
　事業年度ごとに退職者も含めた従業員名簿を作成し保存しておきましょう。

　ですが、一番手間がかからない方法は、簡易インボイスを従業員の宛名で受領してこないことです。

　従業員の宛名で受領するとひと手間かかります。
　・簡易インボイスは宛名なしで受領する。
　・宛名を入れる場合は法人名にしてもらう。

　これを従業員に周知して徹底することで、経理処理の負担が軽減されることでしょう。

まとめ

　この記事では、従業員が立替払いをした際に受領した適格簡易請求書での仕入税額控除について詳しく解説しました。
　適格簡易請求書を正しく活用することで、企業は消費税の負担を軽減し、経費管理を効率化することができます。経理担当者は、請求書の内容を正確に把握し、社内の経費管理システムを整備することが求められます。適格簡易請求書の取得方法や注意点を理解し、正しい手続きを行うことで、会社の信頼性を高め、税務調査への備えを整えることができます。

　さいたま経理代行センターでは、経理代行サービスはもちろんのこと、給与計算、年末調整等の関連業務に係るトータルサポートを承っております。貴社に訪問して経理業務を行うので、引き継ぎまで時間がなくても安心です。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込まで各種代行業務や、クラウド給与・勤怠ソフト導入のご提案などもさせていただいております。気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。

＞＞お問い合わせはこちら